TGEFs Styrelse 2019

Arbetsordning för TGEF:s styrelse och arbetsgrupper 2019 ¹

Detta dokument beskriver (a) ansvarsfördelningen inom styrelsen, (b) till ledamöter och suppleanter delegerade arbetsuppgifter samt (c) hur styrelsen skall samverka med de arbetsgrupper som styrelsen inrättar. Dokumentet ska hållas levande genom löpande revideringar och ska finnas i på föreningens hemsida. 

 1. Ansvarsområden (ansvarig) 

• Ordförande (Biörn Riese) - leder styrelsens arbete samt samordnar och är stödjande inom övriga ansvarsområden. 
• Vice ordförande (Elisabeth Röckert) - leder styrelsemöten om styrelseordförande ej är närvarande. 
• Sekreterare/protokollföring/arkiv (Bosse Persson) - håller i kalendarium, protokoll, viss arkivering, arkivplan, övergripande ansvar för arkivering fysiskt och på nätet, bevakar föreningens e-post och brevlåda och fördelar inkommen post till respektive ansvarig inom styrelsen. 
• Kassör (Kicki Winqvist) - håller i redovisning och bokslut, betalningar och bankkontakter, resultatuppföljning och budget, arkivering av fysisk årsredovisning innefattande redovisningshandlingar med bokslut, deklarationer och skatter, registreringsuppgifter PRV och RSV, fakturering samtliga arrenden och årsavgifter 
• Informationsansvarig (Per-Olof Kjellberg och Inger Ultvedt) redigerar hemsidan med aktuell information och sköter föreningens anslagstavla vid bygdegården. 
• Ansvarig medlemsärenden (Elisabeth Röckert) - håller i medlemsregister, e-postutskick från medlemsregister, framställning etiketter för medlemsbrev, utskick kallelser och protokoll medlemmar, avstämning medlemsregister, anmälningar och utträden medlemmar. 
• Ansvariga fastighetsfrågor (Biörn Riese, Per-Olof Kjellberg och Filip Engelau) - håller i löpande hantering av arrendefrågor och nyttjanderätter, grannyttranden till byggnadsnämnden, servitut, markintrång och arrendesyn, arkivering och förvaring av originalhandlingar rörande fastighetsfrågor. 

2. Arbetsgrupper 

Enligt årsstämmans beslut utser styrelsen de arbetsgrupper som behövs. Detta sker genom att styrelsen utser kontaktansvariga för respektive grupp bland styrelsens ledamöter eller suppleanter. Dessa svarar därefter själva för sammansättningen av gruppen i den utsträckning som intresse och behov finns, om inte styrelsen bestämmer annat. Följande arbetsgrupper ska finnas. 

• Skogsvårdsgruppen - ansvarar, inom ramen för av föreningsstämman beslutad förvaltningsplan, för skogsvård och avverkningar. Kontaktansvarig kan bevilja medlemmar att ta ner enstaka träd. I känsliga fall ska samråd ske med kontaktansvarig för gruppen för vandringsleder och naturvård. Vid oenighet mellan de kontaktansvariga hänskjuts frågan till styrelsen. 
  
• Gruppen för Vandringsleder och naturvård - underhåller vandringsleder, utsikts- och rastplatser och informationstavlor. Planerar och genomför skogsvandringar eller andra vandringar i TGEF:s regi. 
• Mark och Strandgruppen - utvecklar och håller aktuell dokumentation över TGEF:s fastighetsinnehav. Dokumentationen skall omfatta gällande arrendeavtal, servitut och gemensamhetsanläggningar som belastar eller tjänar fastigheten. Därutöver bör fastighetens gränser beskrivas till att ge en bild av innehavet. Tar kontakt och begär rättelse vid intrång på eller nyttjande utan avtal av TGEF:s mark eller vatten. 
• Anläggningsgruppen - Kan på uppdrag av styrelsen genomföra nybyggnation av anläggningar eller reparation av sådana. Arbetet kan utföras som eget arbete eller genom projektledning och upphandling. Anläggningsgruppen kan komma med egna förslag när det gäller behovet av nya anläggningar Anläggningsgruppen rapporterar löpande till styrelsen om så väl pågående som avslutande projekt. 
• Jaktgruppen - Ansvarar för att jakten på TGEF:s marker sköts lagenligt och enligt kommunala bestämmelser. Jaktgruppen består av medlemmar med behörighet för jakt som erlägger en årsavgift som bestäms på årsstämman. En ledamot i TGEF:s styrelsen har i uppdrag att vara kontaktperson med jaktgruppen och få information om gruppens arbete helst även delta i någon av jaktdagarna och möten. Beslut om jakttider ska levereras i god tid innan jaktsäsongen börjar. 

3. Kontaktpersoner 

Styrelsen har utsett följande kontaktpersoner: 

Kontakt Skogsvårdsgruppen och Vandringsleder: Lennart Ljung 

Kontakt Mark- och Strandgruppen: Biörn Riese 

Kontakt Anläggningsgruppen: Lennart Ljung 

Kontakt Jaktgruppen: Filip Engelau 

Kontakt Vandringsleder: Per Kjellberg 

Kontakt Naturvård: 

Kontakt Jordbruket: Per Kjellberg 

¹Fastställt av styrelsen 2019-05-19  

4. Stadgarnas föreskrifter om styrelsen 

Av stadgarna följer följande: 

§ 5 Styrelse 

För föreningen ska finnas en styrelse med säte på Tynningö i Vaxholms stad, Stockholms län. Styrelsen ska bestå av fem till sju ledamöter samt högst två suppleanter. Till ledamot av styrelsen får – förutom medlem i föreningen – väljas den som är gift eller sambo med medlem, den som är delägare till en fastighet som är anknuten till ett medlemskap, och myndigt barn till någon av dem som nämnts i denna paragraf. 

§ 6 Val av styrelse 

Styrelsens ledamöter utses vid årsstämman med en mandattid på ett eller två år. 

Styrelsen ska utses på så sätt att inte alla styrelsemedlemmar avgår samtidigt. 

Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. Övriga befattningar utser styrelsen inom sig. 

§ 7 Styrelsesammanträden 

Samtliga styrelseledamöter och i förekommande fall suppleanter ska kallas till styrelsemöte i god tid. 

§ 8 Styrelse, beslutsförhet, protokoll 

Styrelsen är beslutför om mer än halva antalet styrelseledamöter är närvarande. Som styrelsens beslut ska gälla den mening om vilken de flesta röstande enat sig. Vid lika röstetal gäller den mening som företräds av ordföranden. Över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut ska föras protokoll. Protokollet justeras av ordföranden eller den ledamot, som vid förfall för ordföranden, lett sammanträdet. 

§ 9 Styrelse, förvaltning 

Styrelsen ska: 

• ansvara för drift och underhåll av föreningens fastigheter, 

• förvalta föreningens tillgångar, 

• föra medlems- och andelstalsförteckning, 

• årligen till årsstämman avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi, 

• hålla medlemmarna underrättade om föreningens verksamhet genom anslag på anslagstavlan vid hållplats 3 (affären). 

• i övrigt fullgöra vad lagen 1987:667 och förordningen 1987:978 föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter. 

5. Företrädare för föreningen / firmatecknare 

Firman tecknas av styrelsen eller av två i förening av ledamöterna 

6. Styrelsemötena 

Ordföranden leder arbetet i styrelsen. Vid ordförandens frånvaro leds mötet av vice ordföranden. Vid röstning, vid lika röstetal, har ordföranden utslagsröst. Sekreteraren förbereder mötena i samråd med ordföranden. Styrelsen har ca 6 möten per år (förutom det konstituerande mötet i samband med årsmötet), dvs mötena sker med 6-8 veckors intervall, förutom under sommaren. Det är viktigt att ledamöterna närvarar vid styrelsemötena för att kunna fullgöra sin roll. De enskilda ledamöternas närvaro ska protokollföras. 

7. Kallelse 

Styrelsen fastställer i god tid ett mötesschema för året. Sekreteraren skickar, i samråd med ordföranden, ut kallelser per e-post till styrelseledamöterna. 

8. Styrelsehandingar 

Inför varje styrelsemöte ska sekreteraren via e-post ca en vecka före mötet skicka ut förslag till dagordning och övriga möteshandlingar. 

9. Ekonomisk uppföljning 

Styrelsen arbetar inom de ramar som följer av den av stämman fastlagda budgeten. 

__________